Både större företag, skolklasser och daghem klarar det, så varför kan inte bostadsrättsföreningar också hålla möten digitalt?
Nu när styrelsemöten, årsmöten eller årsstämmor i brf:er inte kan hållas rent fysiskt, måste vi omedelbart tänka oss alternativ för att komma vidare. Lyckligtvis är videokonferenser med flera hundra personer vardag för många företag, och digital skola har på kort tid blivit rutin för äldre skolelever i hela landet. Hela klasser på 20–30 personer ses alla online varje morgon, går igenom dagens plan, och delar sedan upp sig i arbetsgrupper som fortsätter tillsammans resten av dagen.
Så här säger Fastighetsägarna om digitala möten:
"Rent juridiskt går det att låta medlemmar delta exempelvis genom videokonferens så länge som stämman hålls från den ort som anges i stadgarna. Medlemmar ska dock ha möjlighet att närvara på plats om de önskar. En digital lösning innebär också vissa praktiska utmaningar, exempelvis att säkerställa vem som röstar i en fråga, att närvarande på distans anges i röstlängden och att kontakten upprätthålls, något stämmans ordförande ansvar för. Digital närvaro på stämma är ovanlig och det går inte att utesluta risken att problem med identifiering av röstberättigade och liknande riskerar att göra att beslut kan klandras om bristerna haft inverkan på utgången av beslutet."
Vad ska vi tänka på när vi håller stämman?
Gå gärna ut med mer information än vanligt till de boende, t.ex. om vad som gäller för ombud vid stämman. Skicka gärna även med en fullmaktsblankett för att underlätta för de boende att ta hjälp av granne eller annan som enligt stadgarna får vara ombud. För någon som tillhör riskgrupp eller som får sjukdomssymptom som gör att denne inte kan närvara är det viktigt att kunna utse ombud.
Vidta de åtgärder ni kan för att minska risken för smittspridning vid mötet. Överväg om det finns en bättre lokal för ändamålet eller om stämman kan hållas utomhus, t.ex. på en innegård. Placera sittplatser med så stort avstånd som möjligt. Se till att det finns möjlighet till handtvätt och handdesinfektion. Håll stämman så kort som möjligt. Längre informationsavsnitt kan ersättas med information som delas ut i förväg eller genom ett separat informationsmöte senare under året. Tänk på att oron för smittspridning kan skilja sig mellan medlemmar och styrelsen, varför det är viktigt att visa hänsyn och vara lyhörd från styrelsens sida. Läs och fundera över råden vid evenemang på Folkhälsomyndighetens hemsida.
En digital årsstämma kan kombineras med analoga lösningar
En alternativ lösning till att hålla årsstämman digitalt kan vara att kombinera digitala lösningar med analoga. Exempelvis en videokonferens i kombination med en delvis digital lösning vilket kan ske via Skype eller Teams.
För att vara säker på att ni följer formella krav, måste ni kombinera videomöte med en lösning för att ta emot lagliga röster på de förslag som förs fram. Beslut som är framröstade på årsstämman är juridiskt bindande, så den lösning ni valt måste vara säker rent formellt.
Skall man genomföra årsstämman digitalt genom att använda en kombination av digitala hjälpmedel och videokonferens, måste man vara lite kreativ, och komma ihåg följande:
- Kallelse måste göras korrekt, förslag till åtgärder måste noteras, och ansvarig för mötet skall anges i tillägg till att registrera deltagare och deras mandat.
- Ärenden skall presenteras, och detta kan förmodligen göras med videokonferens.
- Röstningen skall vara korrekt utförd. Detta kan möjliggöras genom att de boende lägger röstsedeln i brevlådan till ordföranden, eller att de under en begränsad tidsperiod under mötet kan lägga sin röst i en låda för detta i garaget, övervakad av två styrelsemedlemmar.
- Årsstämman har flera juridiska krav och villkor som måste iakttas, så sök juridisk kompetens.
Lösningar för videokonferens
I dag finns det enkla lösningar för att sätta upp ett videosamtal på nätet, utan att du måste registrera dig eller ladda ned något. I stället för en programvara för videokonferens, som till exempel Skype, kan du använda en nätsida som kombinerar allt som behövs för att fungera.
Det enda du behöver, är en smartphone, padda eller PC/Mac. I tillägg till att samtala med varandra kan ni visa varandra presentationer eller bilder genom att dela skärmen och skicka länkar via textchatt. Allt detta ingår i många lösningar.
Videosamtal förutsätter en stabil bredbandslinje med hög kapacitet. Annars riskerar ni att samtalen blir avbrutna och störda.
Sammanfattning
Undantagstillståndet vi i princip är i nu som följd av coronaviruset, kräver att styrelser i bostadsrättsföreningar tänker nytt och använder enkla, digitala lösningar för att genomföra videomöten. Utmaningen är det juridiska kring årsstämman, som ni måste iaktta.
Med dagens lösningar för videosamtal måste man inte vara en teknologiexpert för att delta. Klarar du att klicka på en länk, så klarar du att använda en sådan lösning för ett videomöte online.
Klarar ni i dessutom att hitta ett sätt att rösta på som är juridiskt acceptabelt, så bör det inte finnas något i vägen för att genomföra årsstämman delvis digitalt.
